Rekrutacja a Twoje dane. Co wolno pracodawcy?

Proces rekrutacji potrafi być stresujący nie tylko dla kandydatów, ale też dla samych pracodawców, którzy muszą dbać o bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Często zastanawiamy się, jakie informacje o sobie powinniśmy ujawnić oraz czego pracodawca może od nas legalnie zażądać. Oto praktyczny przewodnik, który pomoże zarówno osobom aplikującym, jak i tym, którzy zatrudniają, zrozumieć zasady jakimi żądzą się dane osobowe w procesie rekrutacji.

1. Jakich danych może oczekiwać pracodawca?

Obowiązkowy „minimum” – czyli dane osobowe niezbędne do zawarcia umowy o pracę
Pracodawca ma prawo poprosić ubiegającego się o zatrudnienie o:

• imię i nazwisko,
• datę urodzenia,
• dane kontaktowe (adres zamieszkania adres/do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu – jakie dane konkretnie przekaże kandydat – jeden kanał czy kilka i który zależy od niego samego),
• informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i dotychczasowym przebiegu zatrudnienia (pracodawca może oczekiwać tych danych od kandydata wyłącznie w sytuacjach, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku). UWAGA!  od 24.12.2025r. zmiana przepisu. Od tej daty przepis w tym zakresie będzie regulował tę kwestię tak: przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.

Te dane są niezbędne, aby przygotować ewentualną umowę i zweryfikować kwalifikacje przyszłego pracownika. Pracodawca ma prawo poprosić o nie kandydata ubiegającego się o zatrudnienie na podstawie art. 22¹ §1 Kodeksu Pracy.

Dodatkowe dane – za zgodą

Jeśli pracodawca chce uzyskać inne dane – np. przynależność do związku zawodowego czy zdjęcie prezentujące wizerunek kandydata, informacje o stanie zdrowia – może to zrobić wyłącznie za dobrowolną zgodą kandydata. Jeżeli odmówisz lub wycofasz zgodę, nie może to być powodem odrzucenia twojej kandydatury. Stanowisko takie wynika bowiem z art. 7 RODO. 

2. Zgoda na przetwarzanie danych – co i jak?

• Kiedy jest potrzebna? Jeśli CV zawiera informacje wykraczające poza „minimum” (np. dane biometryczne czy informacje związane z religią bądź poglądami politycznymi), pracodawca musi uzyskać twoją wyraźną zgodę na ich przetwarzanie. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli ogłoszenie o pracę nie zawiera takich wymagań, a osoba kandydująca umieściła takie dane w swojej aplikacji z własnej inicjatywy to należy uznać, iż zrobiła to dobrowolnie (dane są przetwarzane na podstawie zgody aplikującego).
• Jak ją wyrazić? Zgoda zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO musi być dobrowolna i stanowić  konkretne, wyrażone w sposób świadomy i jednoznaczny okazanie woli. Zgoda może być udzielona w formie oświadczenia (zamieszczonego w CV lub klauzuli w formularzu online). lub wyraźnego działania potwierdzającego (dobrowolne zamieszczenie zdjęcia w CV przez kandydata). Warto przeczytać, na co konkretnie się zgadzasz – cele rekrutacji, ewentualne późniejsze kontakty w ramach innych rekrutacji itp.

Istotne jest, aby kandydaci byli pouczani o konieczności udzielenia zgody na przetwarzanie ich danych osobowych. Stanowi to warunek umożliwiający pracodawcy legalne korzystanie z dokumentów aplikacyjnych takich jak CV i list motywacyjny. Zgoda winna być zawarta zarówno w CV, jak i liście motywacyjnym co pozwala na kompleksowe przetwarzanie danych w ramach procesu rekrutacyjnego.

• Prawo do cofnięcia zgody – możesz w każdej chwili wycofać zgodę. Cofnięcie nie wpływa na już przeprowadzone działania, ale powstrzyma dalsze przetwarzanie danych.

3. Zdjęcie w CV – czy pracodawca może go zażądać?

Dołączenie zdjęcia do CV:

• Nie jest obligatoryjne. Prawo pracy nie wymaga dołączania fotografii od kandydata ubiegającego się o zatrudnienie.
• Może służyć profilowaniu. Pracodawca powinien zastanowić się, czy zdjęcie jest naprawdę niezbędne do oceny Twoich kwalifikacji. Lepiej oceniać kompetencje niż wygląd, aby nie narazić się na zarzut dyskryminacji.
• Dane biometryczne. Wizerunek twarzy to według przepisów RODO to dane osobowe szczególnej kategorii (dane osobowe biometryczne), więc każda prośba o zdjęcie powinna być  umotywowana i poprzedzona zgodą aplikującego.

Zgodnie z art. 4 pkt. 14 Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych (RODO) termin „dane biometryczne” odnosi się do informacji osobistych, które wynikają z przeprowadzenia specjalnego procesu technicznego i dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych konkretnej osoby. Takie dane umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację jednostki przykładowo poprzez wizerunek twarzy lub informacje daktyloskopijne. Dane biometryczne obejmują wszelkie informacje osobiste związane m.in. z kodem DNA, wizerunkiem twarzy, układem linii papilarnych czy tęczówką oka. Pracodawca może przetwarzać zdjęcie kandydata, które ten załączył w CV, jeżeli jest to konieczne do celów procesu rekrutacji.

4. Dane biometryczne w rekrutacji

Biometria to informacje o unikalnych cechach fizycznych lub behawioralnych (np. skan dłoni, rozpoznawanie twarzy). W procesie rekrutacji:

• Można je zbierać tylko gdy jest to absolutnie niezbędne (np. uwierzytelnianie wstępne przed testem w laboratorium).
• Każdorazowo wymaga wyraźnej zgody, a zakres przetwarzania musi być ściśle ograniczony.

W praktyce większość firm unika biometrii w rekrutacji, bo to dodatkowe ryzyko prawne i organizacyjne.

5. Obowiązek informacyjny pracodawcy

Osoba biorąca udział w procesie rekrutacji ma prawo wiedzieć:

• Kto jest administratorem danych osobowych (nazwa firmy, dane kontaktowe).
• Po co i na jakiej podstawie są one przetwarzane.
• Jak długo będą przechowywane – np. do zakończenia rekrutacji albo dłużej, jeśli została na to wyrażona zgoda.
• O swoich prawach w procesie przetwarzania danych osobowych – dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, wniesienie skargi do organu nadzorczego.

Administrator danych osobowych, jakim jest niewątpliwie pracodawca ma obowiązek precyzyjnego określenia celów przetwarzania, podstaw prawnych oraz dostarczenia informacji na temat odbiorców danych. Administrator danych winien również zapewnić kompleksowe informacje dotyczące okresu przechowywania danych, a także poinformować kandydata o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania dostarczonych przez niego danych osobowych

6. O co nie może pytać pracodawca w czasie rozmowy rekrutacyjnej?

• Stan zdrowia (np. „Czy cierpi Pan na jakieś przewlekłe schorzenia?”)
• Orientacja seksualna (np. „Jakie ma Pani/Pan preferencje co do płci partnera?”)
• Poglądy polityczne (np. „Czy cieszą Panią/Pana wyniki ostatnich wyborów?”)
• Przynależność etniczna (np. „Czy jest Pani/Pan narodowości X?”

Wyżej wskazane dane osobowe w rozumieniu art. 9 RODO stanowią dane osobowe szczególnej kategorii, których pracodawca nie ma prawa oczekiwać od kandydata. Przetwarzanie tego rodzaju danych wymaga zgody kandydata, którego dane te dotyczą. Pracodawca musi wskazać konkretny cel przetwarzania danych osobowych, który został wskazany w RODO.

• Stan cywilny – to dobro osobiste, wchodzące również w zakres prawa do prywatności (np. „Czy ma Pani/Pan męża/żonę?”).
• Plany związane z macierzyństwem/ojcostwem (np. „Czy planuje Pani/Pan posiadanie dzieci?”)

Pytania tego typu są nie dozwolone z uwagi na ochronę dóbr osobistych wyrażoną w art. 23 Kodeksu Cywilnego jak również z uwagi na przepisy Kodeksu Pracy zakazujące dyskryminacji w zatrudnieniu.

Masz prawo odmówić odpowiedzi lub zignorować pytanie, bez obawy, że wpłynie to negatywnie na wynik rekrutacji. Proces rekrutacyjny powinien opierać się wyłącznie na ocenie kompetencji i doświadczenia zawodowego kandydata. Jeżeli pracodawca pyta o coś spoza katalogu wyrażonego w art. 22¹ Kodeksu Pracy (np. stan cywilny, plany macierzyńskie), to pytanie takie jest bezprawne i kandydat nie ma obowiązku mówić prawdy – a co więcej, może dla własnej ochrony skłamać.

• Karalność

Pracodawca jest uprawniony do uzyskania od pracownika innych danych osobowych niż te wyrażone w art. 22¹ Kodeksu Pracy, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r. poz. 159) pracodawcy przysługuje prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane zgromadzone zostały w KRK w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. W związku z tym kandydat do pracy nie ma obowiązku przedstawienia informacji z KRK, a pracodawca nie może tego od niego wymagać ani sam pozyskać takich danych, chyba że przymiot niekaralności byłby ustawowym wymogiem świadczenia pracy na danym stanowisku czy też wykonywania danego zawodu (np. w przypadku nauczycieli).

7.  Co przysługuje pracownikowi jeśli został odrzucony przez nieudostępnienie potencjalnemu pracodawcy danych, do których przetwarzania pracodawca nie był uprawniony?

Kandydaci na pracowników odrzuceni w procesie rekrutacji przez pracodawcę z uwagi na brak udostępnienia danych osobowych, do zbierania których pracodawca nie był uprawniony (np. stan cywilny, zdjęcie) mogą dochodzić od pracodawcy odszkodowania z tytułu dyskryminacji na podstawie art. 18^3d Kodeksu Pracy. Wśród innych środków prawnych przysługujących takim osobom rozważyć można również pozew o naruszenie dóbr osobistych. 

8. Podsumowanie Rekrutacja a Twoje dane – kilka złotych zasad

1. Minimalizm informacji: Podawaj tylko to, co jest niezbędne.
2. Świadoma zgoda: Czytaj klauzule dotyczące danych i pamiętaj, że możesz cofnąć swoją zgodę na każdym etapie rekrutacji.
3. Zdjęcie w CV jest opcjonalnie.
4. Biometria to rzadkość: Jeśli pojawi się w rekrutacji – upewnij się, że pracodawca ma celi i podstawę prawną do ich przetwarzania, musisz wyrazić zgodę na ich przetwarzanie.
5. Domagaj się informacji: Administrator musi poinformować o wszystkich aspektach przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji.

Agnieszka Sztuwe 

Radca prawny